VHC BrewFlow - Coffee Shop Management System
Quản lý toàn bộ vận hành quán cà phê trên một nền tảng
VHC BrewFlow, nền tảng vận hành quán đồ uống hợp nhất giúp chuẩn hóa quy trình từ nhập nguyên liệu, kho, sơ chế, công thức, POS, thanh toán, giao hàng, nhân viên, báo cáo đến quản trị hệ thống. Giải pháp được thiết kế cho quán cà phê hiện đại bán đa dạng đồ uống, nhiều kênh bán và nhiều loại nguyên liệu có vòng đời khác nhau.
Đáp ứng toàn bộ chuỗi vận hành
Rút ngắn thời gian chốt ca
Giảm thất thoát nguyên liệu
Business Context
Quán café hiện đại không còn chỉ bán café
Quán bán cà phê, trà, trà sữa, sinh tố, nước ép, đá xay, matcha, bánh ngọt và vận hành qua nhiều kênh như tại quán, mang về, Zalo/điện thoại và nền tảng giao đồ ăn.
Thất thoát nguyên liệu
Nguyên liệu tươi, bán thành phẩm, sữa, trái cây, kem tươi dễ hết hạn hoặc hao hụt khi sơ chế nếu không quản lý batch/HSD.
Nhập hàng thiếu chính xác
Không có dữ liệu tiêu thụ chính xác dẫn đến nhập thừa gây hỏng hoặc nhập thiếu hàng.
Không biết lãi từng món
Không tính được giá vốn từng ly, không biết món nào lãi cao, món nào đang lỗ hoặc cần điều chỉnh công thức.
Chốt ca thủ công
Đối chiếu tiền mặt và sổ sách cuối ngày mất thời gian, dễ lệch két và khó truy vết trách nhiệm.
Thiếu dữ liệu khách hàng
Không có cơ sở dữ liệu khách hàng để phân tích hành vi, tích điểm, chăm sóc và xây dựng chương trình thành viên.
Phê duyệt nhập hàng tự phát
Chủ quán khó kiểm soát chi phí đầu vào nếu không có quy trình đề xuất, duyệt, đặt hàng, nhận hàng và công nợ rõ ràng.
Business Goals
Giải quyết mục tiêu nghiệp vụ chính
Hệ thống được thiết kế để thay thế quy trình thủ công, đẩy nhanh thời gian phục vụ và cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho chủ quán.
Chuẩn hóa quy trình
Đưa hoạt động từ nhập nguyên liệu đến bán hàng và giao hàng vào một luồng thống nhất.
Kiểm soát chi phí
Giảm thất thoát, tính đúng giá vốn và phát hiện bất thường trong kho, chi phí hoặc doanh thu.
Rút ngắn thời gian phục vụ
Rút ngắn thời gian order, chế biến, thanh toán, giao hàng và chốt ca.
Minh bạch & truy vết
Mọi thao tác nhạy cảm có log, có thể truy xuất ai làm gì, khi nào và lý do xử lý.
Ra quyết định bằng dữ liệu
Dashboard và báo cáo giúp chủ quán xem doanh thu, giá vốn, lợi nhuận, tồn kho và hiệu suất vận hành.
Mobile-first cho chủ quán
Chủ quán thường xuyên di chuyển nên dashboard tổng quan được tối ưu để xem nhanh trên điện thoại.
In-scope Modules
Chức năng
Hệ thống bao phủ toàn bộ chuỗi vận hành: nguyên liệu → mua hàng → kho → sơ chế → công thức → bán hàng → thanh toán → giao hàng → báo cáo → quản trị.
01. Nguyên liệu & kho
Danh mục nguyên liệu, nguyên liệu gốc/bán thành phẩm, batch, HSD theo giờ, nhập-xuất-chuyển-kho, kiểm kê và hao hụt.
02. Nhập nguyên liệu
Đề xuất nhập hàng, phê duyệt phân cấp, PO, nhận hàng kiểm tra số lượng/chất lượng/giá, chứng từ, công nợ NCC.
03. Sơ chế & bán thành phẩm
Prep list đầu ca, yield rate, bán thành phẩm theo lô, HSD tính bằng giờ, cảnh báo sắp hết hạn và tự động hủy khi quá hạn.
04. Công thức & menu
Công thức đa tầng, option, topping, combo, sản phẩm bán kèm, giá vốn realtime và lịch sử thay đổi công thức.
05. POS bán hàng
Order tại quán, QR menu, take-away, điện thoại/Zalo, app giao đồ ăn, quản lý bàn, tách/gộp bill, voucher và loyalty.
06. Thanh toán
Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, chia bill, hóa đơn bán lẻ, VAT điện tử và chốt ca cuối ngày.
07. Giao hàng
Tiếp nhận đơn nhiều nguồn, phân công shipper nội bộ hoặc 3rd party, theo dõi trạng thái, định vị và đối soát COD.
08. Báo cáo & phân tích
Báo cáo vận hành, kho, tài chính, sản phẩm/menu, dashboard chủ quán, bộ lọc đa chiều, drill-down và xuất Excel/PDF/CSV.
09–10. Quản trị & nhân viên
Phân quyền, cấu hình, audit log, hồ sơ nhân viên, ca làm, chấm công GPS/selfie, xin nghỉ, bảng công và nhắc nhở.
Reports & Dashboard
Báo cáo quản trị theo 4 nhóm cốt lõi
Dashboard chủ quán trên mobile và các báo cáo vận hành, kho, tài chính, sản phẩm/menu.
Báo cáo vận hành hàng ngày
Doanh thu theo ca/ngày/kênh, chốt ca, hoàn tiền, hủy đơn và hoạt động nhân viên.
Báo cáo kho và nguyên liệu
Tồn kho, sắp hết hàng, sắp hết hạn, hao hụt, xuất-nhập-tồn và phân nhóm nguyên liệu.
Báo cáo tài chính
Doanh thu, COGS, lợi nhuận gộp, chi phí vận hành, lợi nhuận ròng ước tính và công nợ NCC.
Báo cáo sản phẩm & menu
Top món bán chạy, phân tích ABC menu, món bán chậm, khung giờ bán chạy, option và combo.
Sẵn sàng số hóa vận hành quán cà phê?
Liên hệ VHCSoft để được tư vấn triển khai BrewFlow platform phù hợp với quy mô quán, số lượng chi nhánh, mô hình bán hàng, kho nguyên liệu, nhân sự, thanh toán, giao hàng và báo cáo quản trị.