Platform ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp
Tạo, ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng trên một nền tảng.
eContact giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng: tạo từ mẫu, thiết lập luồng ký nhiều cấp, ký số, theo dõi trạng thái, gửi thông báo và lưu trữ tài liệu có kiểm soát.
Quản lý hợp đồng theo trạng thái, phiên bản và lịch sử xử lý.
Web, mobile, dashboard và giám sát cho vận hành tập trung.
Sẵn sàng tích hợp chữ ký số, SMS, email, ERP, CRM và eInvoice.
Bài toán doanh nghiệp
Giảm thao tác rời rạc trong quy trình ký kết.
Khi hợp đồng được xử lý qua email, file rời và trao đổi thủ công, doanh nghiệp khó kiểm soát trách nhiệm, tiến độ, phiên bản và trạng thái pháp lý của tài liệu.
Khó theo dõi tiến trình ký
Không có một nơi tập trung để biết hợp đồng đang chờ ai, dừng ở bước nào và cần xử lý tiếp theo ra sao.
Thiếu kiểm soát phiên bản
Tài liệu được gửi qua nhiều kênh, dễ nhầm bản hợp đồng, mất lịch sử thay đổi hoặc thiếu căn cứ truy vết.
Tích hợp ký và thông báo rời rạc
Ký số, SMS, email và hệ thống nghiệp vụ khác không liên thông làm kéo dài thời gian hoàn tất hợp đồng.
Phạm vi sản phẩm
Một workspace thống nhất cho mọi vai trò trong quy trình hợp đồng.
Từ người tạo hợp đồng đến người xem xét, người ký, quản trị tổ chức và quản trị hệ thống – mỗi vai trò có chức năng, dữ liệu và quyền truy cập phù hợp.
Quản lý hợp đồng
Tạo hợp đồng đơn lẻ hoặc theo lô, theo dõi trạng thái, tương tác giữa các bên và tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng.
Mẫu hợp đồng & loại hợp đồng
Lưu trữ mẫu dùng chung, phân loại danh mục và tạo hợp đồng nhất quán theo tiêu chuẩn của tổ chức.
Tổ chức, người dùng & quyền
Quản lý mô hình tổ chức phân cấp, nhóm người dùng, vai trò và phân quyền sử dụng nội bộ.
Workflow ký nhiều cấp
Khai báo luồng ký, gán luồng theo từng loại hợp đồng, chuyển tiếp người xử lý và cập nhật lịch sử tự động.
Thông báo đa kênh
Gửi nhắc việc, trạng thái và thông tin quan trọng qua email hoặc SMS theo phân quyền và sự kiện nghiệp vụ.
Dashboard & báo cáo
Hỗ trợ dashboard trực quan, báo cáo vận hành và giám sát các service để quản trị hệ thống chủ động.
Đưa quy trình ký hợp đồng về một luồng rõ ràng, có kiểm soát.
eContact hướng dẫn toàn bộ các bước ký hợp đồng từ khởi tạo, gán người xử lý, phê duyệt hoặc ký số đến lưu trữ và thông báo tự động.
Tạo hợp đồng
Khởi tạo từ mẫu hoặc tài liệu có sẵn, phân loại và bổ sung dữ liệu cần thiết.
→Gán luồng ký
Xác định người xem xét, trình ký và người ký duyệt theo quy tắc tổ chức.
→Kiểm tra điều kiện
Xác thực người dùng thuộc đúng luồng và kiểm tra quyết định xử lý hợp đồng.
→Phê duyệt hoặc ký số
Thực hiện xử lý phù hợp với vai trò: xem xét nội dung hoặc ký số trên tài liệu.
→Xác thực & ghi nhận
Kiểm tra dữ liệu đã ký, cập nhật trạng thái, phiên bản và lịch sử hợp đồng.
→Thông báo & lưu trữ
Gửi thông báo theo sự kiện, mã hóa và lưu trữ tài liệu có kiểm soát.
✓Hệ sinh thái tích hợp
Kết nối eContact với các kênh giao tiếp và hệ thống nghiệp vụ sẵn có.
Kiến trúc mở giúp doanh nghiệp triển khai từng phase và kết nối các ứng dụng nội bộ qua API.
SMS
SMPP Gateway
@
Email System
DS
Digital Signature
API
ERP / CRM / eInvoice
Bảo mật và vận hành
Thiết kế để quản trị dữ liệu, cấu hình và service một cách chủ động.
VHCSoft eContact định hướng phân tách dữ liệu nghiệp vụ, dữ liệu quản trị và file hợp đồng; hỗ trợ mã hóa tài liệu, lưu trữ theo version và giám sát service.
01 - DATA
Mã hóa & lưu trữ phiên bản
Tài liệu hợp đồng được mã hóa và lưu trữ riêng; mỗi phiên bản liên kết với dữ liệu mô tả, trạng thái và lịch sử thay đổi.
02 - ACCESS
Phân quyền theo chức năng và dữ liệu
Quản trị tài khoản, nhóm người dùng, vai trò và quyền truy cập phù hợp với tổ chức nhiều cấp.
03 - OPS
Giám sát và điều hành service
Cung cấp khả năng theo dõi tình trạng service, cấu hình monitoring và hỗ trợ vận hành start, stop hoặc restart khi cần.
Bạn có nhu cầu chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng của doanh nghiệp?
Trao đổi với VHCSoft để xây dựng lộ trình phù hợp về quy trình ký, mô hình tổ chức, tích hợp chữ ký số, an toàn dữ liệu và triển khai hệ thống.